宛先ミスでメールを誤送信をした時のお詫び文例|上司への報告~謝罪完了までの対応をご紹介します

メールを誤送信してしまった!どうお詫びしたら良い?

仕事で多くの人が利用する「ビジネスメール」。

事務所で働いている人は、ほぼ毎日何らかのメールを送っているという方も多いのではないでしょうか。

今回は、そんなビジネスメールを使用している時に起こってしまう『メールの誤送信』に対して、どういう流れで謝罪をしたら良いのか、お詫びのメールの文例などをご紹介していきます。

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メール誤送信でのお詫び対応1.上司への報告

社外の取引先や顧客にメールを誤送信してしまった場合は、必ず直属の上司への報告をしましょう。

直属の上司にメールの誤送信を報告する際には、どういう風にメールを誤送信してしまったのか、迅速に送ったメールの内容も合わせて報告をします。

  • メールを誤送信してしまった取引先や顧客先の名前(正しいメールの送り先はどこか)
  • 誤送信メールの内容
  • 誤送信メールに対する取引先や顧客からの返信
メールの誤送信に気づいた時には、とにかく迅速な報告が重要!

メールの誤送信に気づいた時には、すぐに上の内容を上司に伝えて支持を仰ぎましょう。

また、メールの誤送信を取引先や顧客からの返信で知った場合は、相手方からの返信も合わせて報告をしましょう。

メール誤送信でのお詫び対応2.迅速に電話で謝罪する

メール誤送信に気づき上司に報告をしたら、迅速に電話で謝罪をしましょう。

個人情報の漏洩や重大な機密事項である場合は、一刻も早く謝罪をし、メールを消去してもらう必要があります。

ねこ美
ねこ美

焦らないように、最初にお詫びの流れをメモしてからかけるといいですよ。

いつもお世話になっております。

株式会社○○○○の○○と申します。

○○様(メールの送り先の担当者)はいらっしゃいますでしょうか。

~相手が電話に出る~

お世話になっております。

株式会社○○○○の○○です。

今回連絡させて頂きましたのは、昨日送信したメールの宛先に誤りがございまして、他の方に送るべきメールを○○様に送ってしまいました。

誤って送ってしまったメールは〇月〇日○時〇分に送信したものです。

私の不注意によるミスで○○様に大変なご迷惑とお手数をおかけして大変恐縮ですが、このメールの消去をお願いできますでしょうか。

今回このような誤送信をしてしまったことを上司にも報告をし、二度と起こらないように再発防止に努めます。

今後はこのような不手際がないように徹底いたしますので、どうか今回だけはお許しくださいませ。

大変申し訳ございませんでした。

誤送信の内容によっては上記の例文の謝罪部分を変更して、相手により誠意が伝わるように自分の言葉で伝えましょう。

  • 多大なご迷惑をおかけしてしまい、心から申し訳なく思っております。
  • 多大なご迷惑をおかけし、お詫び(謝罪)の言葉もございません。
  • 今回の件を厳粛に受け止め、陳謝致します。
  • 猛省しております。
  • 繰り返さぬよう肝に銘じます。

普段良好な関係が築けている取引先や顧客に対しても、情報漏洩があった場合は丁寧な謝罪が必要です。また、自分が顧客の立場でメールの誤送信をしてしまった場合でも、相手方に対して丁寧な謝罪をしましょう。

メール誤送信でのお詫び対応3.謝罪文の下書き作成(文例あり)

取引先や顧客にメールを誤送信してしまった場合、上司と相談して今後のお詫び方法を考えることになりますが、休日や営業時間外で相手方に電話での謝罪ができない時には、メールでまずはお詫びのしましょう。

お詫び文例1.個人情報を含まない営業メールなどの誤送信

【お詫び】メールの誤送信のお詫びと削除のお願い

株式会社○○○○ 営業第二課○○様

お世話になっております。株式会社○○の○○です。先ほど送信致しましたメールですが、宛先の入力ミスで誤って○○様に送信してしまいました。

======================================
送信時間:〇月〇日〇時〇分
送信者:○○○○
件名:○○○○についてのご連絡(←誤送信したメールの件名をそのまま記入)
======================================

つきましては大変恐縮ではございますが、以下のメールの削除をお願い致します。繰り返しになりますが、私の確認不足により大変なご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんでした。

このようなことが無いよう徹底致しますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

お詫び文例2.個人情報を含むメールの誤送信

【緊急】メールの誤送信のお詫びと削除のお願い

株式会社○○○○ 営業第二課○○様

いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。先程(〇時〇分)にお送りしたメール

に関しまして、宛先の入力ミスをしてしまい誤って○○様に送信してしまいました。

お忙しいところ恐縮ですが、下記のメールを開封せずに消去して頂けますと幸いです。

===================================
送信時間:〇月〇日〇時〇分
差出人:○○○○
件名:○○○○○について(←誤送信したメールの件名をそのまま記入)
===================================

私の不手際により○○様には大変なご迷惑をおかけし、お詫びの言葉もございません。

今後は二度と同じことが起こらないように、メール送信前に宛先を社内で二重にチェックして送信することを義務化し、徹底してまいります。

改めて今回は大変申し訳ございませんでした。今後ともどうぞよろしくお願い致します。

  • 季節の挨拶(時候の挨拶)は入れない。
  • メールを誤送信した原因を分かりやすく伝える。
  • 今後はどう対処するかを伝える。
  • 最初と最後にお詫びの言葉を入れる

個人情報や重大な機密事項をメールで誤って送ってしまった場合は、きちんと削除されたかの確認も必要になってきます。

その際には「改めて電話にて謝罪をさせて頂きます。」と付け加え、謝罪の電話の時に消去してもらえたかどうかを聞きましょう。

謝罪メールは上司にチェックしてもらおう

謝罪メールの下書きが完成したら、必ず上司にチェックをしてもらいましょう。

自分の未熟さで重ね重ね相手に嫌な思いをさせないよう、第三者のチェックは必ず必要です。

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メール誤送信でのお詫び対応4.直接謝罪に行く

個人情報や機密事項が漏れてしまった場合は、菓子折りを持って謝罪に行きましょう。

その際の菓子折りは3000~5000円程度が目安。熨斗はつけません。

謝罪の菓子折りはできるだけシンプルなもので、かつ謝罪の気持ちが伝わるようなメーカーのものを用意しましょう。

謝罪におすすめの菓子折り

  • カステラ・・・品格があるお菓子なので、謝罪の気持を伝えたい時にぴったり。木箱入りのものだと、より謝罪の気持が伝わります。
  • 羊羹・・・羊羹は重さがあるので、「事の重大さを重く受け止めています。」という意味を込めている謝罪の定番菓子。
  • ゼリー・・・女性が多い取引先や顧客におすすめ。高級なフルーツが入っているものだと、ずっしりとした重さと共に謝罪の気持が伝わります。
  • 焼き菓子の詰め合わせ・・・カステラや羊羹のように切る手間がないので、事務所に謝罪に行くときにおすすめ。高級感があるものだとより良いですね。

メールを誤送信してしまってもしっかりとお詫びをすれば大丈夫!

今回ご紹介したメールの誤送信は、誰にでも起こってしまうトラブルです。

いざ誤送信をしてしまうとヒヤッとしてしまうものですが、相手方も同じビジネスマンなので、常識的な人ならすぐに消去をして連絡をくれるはずですよ。

上司に報告をして、同じような過ちを繰り返さない為に、宛先の見直しや返信方法の確認、メール処理の方法などを自分なりに工夫するいい機会にしてみてはいかがでしょうか。

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